No dia a dia das empresas de serviços, diversas atividades são executadas e gerenciadas, tais como suporte aos clientes, inspeções em contratos, manutenções de equipamentos, atendimento de ocorrências etc. Todas essas tarefas, quando realizadas de forma manual, geram uma vasta quantidade de documentos físicos, que causam acúmulo de planilhas e controles paralelos, dificultando a capacidade de mensurar e avaliar a efetividade da prestação de serviço fornecido pela organização.

Dessa forma, quando a companhia não cria um método de padronização para as suas operações e deixa os seus dados descentralizados, ocorrem diversos impactos negativos, como:

• Falta de controle dos processos;

• Perda de informações importantes;

• Dificuldade de registro de solicitações;

• Falta de acompanhamento das ocorrências;

• Fluxo desordenado das atividades;

• Desperdício de recursos;

• Perda da produtividade;

• Redução da lucratividade;

• Entre outros.

“Com o avanço da tecnologia, as empresas estão entendendo a importância de transformar suas operações em digitais. Ao manter métodos manuais, há uma grande dificuldade em avaliar os processos de maneira assertiva, além disso, toda a comunicação da empresa fica comprometida, podendo afetar até o desempenho financeiro da organização”, explicou Fernando Só, CEO da Performancelab.

Como centralizar as informações

Para controlar, medir e administrar as operações, as empresas devem passar a ter procedimentos 100% digitais e gerenciados através de um software especializado. A plataforma da Performancelab, por exemplo, concentra todos os dados e processos de uma organização em um único painel, permitindo que gestores e colaboradores tenham acesso às informações de seus departamentos em tempo real.

Ao utilizar o sistema da Performancelab, é possível obter diversos benefícios, como:

• Definir o SLA de atendimento de cada evento;

• Encaminhar as demandas para quem tem a responsabilidade de atendê-las;

• Criar e gerenciar o fluxo de trabalho de cada setor;

• Utilizar QRCode para registro fácil de solicitações;

• Otimizar a produtividade;

• Reduzir o prazo de entrega dos serviços;

• Ganhar eficiência nos procedimentos;

• Eliminar o retrabalho;

• Reduzir custos;

• Comprovar a entrega dos serviços;

• Fidelizar os clientes;

• Entre outros.

“Com uma operação online, o gestor consegue saber em tempo real, num painel de eventos, onde estão os operadores, se as tarefas já foram realizadas, acompanhar o atendimento de uma não conformidade, o motivo de uma ocorrência ainda não ter sido finalizada, entre outras informações. Esses dados gerados e coletados são transformados em relatórios completos e disponibilizados em um dashboard simples e intuitivo. Tudo fica a um clique do gestor, eliminando planilhas desorganizadas, papeladas a serem preenchidas e informações descentralizadas”, finalizou Fernando.