Na era da transformação digital, a otimização de processos é essencial para garantir eficiência e qualidade na operação de serviços recorrentes. Uma ferramenta que tem se destacado nesse cenário é a plataforma Performancelab, um software projetado para trazer eficiência e agilidade no registro de ocorrências, eventos e não conformidades.

Registro de ocorrências e não conformidades em tempo real

Uma das características fundamentais da plataforma de gestão da Performancelab é a possibilidade da equipe de campo registrar as ocorrências nas inspeções de forma instantânea, com um simples smartphone ou tablet. O antigo método de preenchimento manual de formulários é substituído por um processo ágil e eficiente. Isso não apenas economiza tempo, mas também elimina erros e garante a precisão das informações registradas.

A plataforma possibilita o registro de não conformidades de maneira direta, as quais são automaticamente encaminhadas em tempo real para a retaguarda operacional. Essas informações são direcionadas para os responsáveis, estabelecendo um fluxo claro de comunicação e ação. Isso é especialmente importante para a gestão de contratos e jornadas operacionais na prestação de serviços.

Gestão inteligente de não conformidades

No módulo dedicado ao gerenciamento de não conformidades, as ocorrências são centralizadas e categorizadas, permitindo um acompanhamento eficaz e sistemático. A plataforma estabelece SLAs (Acordos de Nível de Serviço), garantindo que as não conformidades sejam tratadas dentro de prazos específicos.

A atribuição de responsabilidades e a definição clara das etapas do processo ocorrem de maneira automatizada, graças ao workflow integrado. Isso elimina a confusão e o retrabalho, pois cada envolvido sabe exatamente quais são suas tarefas e quando devem ser executadas.

Superando desafios antigos

A transição da abordagem manual para a plataforma Performancelab resolve uma série de problemas que historicamente afetam o registro e gerenciamento de ocorrências, como:

• Registro eficiente: a possibilidade de registrar ocorrências de forma rápida assim que são identificadas, eliminando a demora associada aos formulários manuais.

• Confidencialidade garantida: o controle total de acesso e o registro seguro das informações asseguram a confidencialidade dos dados sensíveis.

• Padronização do processo: a plataforma implementa um fluxo padronizado para lidar com as não conformidades, eliminando a falta de padronização que anteriormente prejudicava o processo de sindicância.

Benefícios trazidos pela plataforma Performancelab:

• Segurança dos dados: o acesso controlado garante que informações estejam protegidas, atendendo aos requisitos de privacidade.

• Relatórios abrangentes: todas as informações coletadas são consolidadas em relatórios padronizados, facilitando a análise e tomada de decisões.

• Aprovação simplificada: os relatórios finais passam pela liderança (gestor/supervisor), assegurando que todas as etapas sejam cumpridas e validadas.

“A plataforma não apenas moderniza a forma como lidamos com o registro de ocorrências, eventos e não conformidades, mas também eleva a qualidade e eficiência da gestão operacional como um todo. Ao eliminar processos manuais demorados e introduzir uma abordagem automatizada e ágil, a Performancelab se firma no mercado como fornecedora de uma ferramenta indispensável na busca pela excelência operacional”, falou Fernando Só, CEO da Performancelab.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

A eficiência na entrega dos serviços terceirizados é uma preocupação constantes entre contratantes e prestadores de serviços recorrentes, incluindo shoppings, indústrias, condomínios corporativos e residenciais, entre outros. Garantir que os termos acordados no SLA (Service Level Agreement) estão sendo cumpridos é essencial para a satisfação mútua e o sucesso das empresas envolvidas. No entanto, gerenciar e medir o desempenho operacional, o SLM (Service Level Management), pode ser uma tarefa desafiadora, tornando-se um obstáculo para o progresso se as ferramentas adequadas não forem empregadas.

Nesse cenário, a Performancelab surge como uma solução inovadora para ambas as partes envolvidas no processo. Fornece uma plataforma inteligente que opera em tempo real, a empresa oferece aos gestores das empresas contratantes e prestadoras de serviço uma visão completa do desempenho operacional. Através desse sistema, torna-se possível quantificar metas e objetivos, melhorar a performance da prestação de serviço e, o mais importante, garantir a digitalização operacional para maior eficiência.

Segundo Fernando Só, CEO da Performancelab, “a plataforma da Performancelab já é uma solução indispensável para quem quer evoluir, principalmente porque o prestador consegue evidenciar que está realizando o seu trabalho, contribuindo para a satisfação e fidelização de seus clientes e colaborando para o aumento dos resultados. O gestor e/ou supervisor da operação conseguem padronizar os processos, evidenciar as entregas e reduzir custos operacionais ao identificar problemas e gargalos em determinadas atividades. Já para o contratante, ele pode ter a certeza de que tudo está sendo feito de acordo com o SLA estabelecido, com acesso, em tempo real, ao que acontece em suas instalações”.

O funcionamento da plataforma é baseado em um processo inteligente de coleta e processamento de dados provenientes das equipes de campo nos contratos. Essas informações são armazenadas e transformadas em relatórios e dashboards que evidenciam o cumprimento das tarefas e apontam setores que precisam ser aperfeiçoados.

De forma resumida, por exemplo, nas atividades de supervisão, o supervisor ao chegar no Cliente, faz o checkin, recebe o checklist para a sua auditoria e assim a realiza sua auditoria, podendo, inclusive, reportar não conformidades ou mesmo ocorrências. Faz o checkout e está pronto para a próxima visita. Tudo isto via o aplicativo da Performancelab. Para o caso de uma operação de manutenção, o técnico em campo ao identificar que um equipamento precisa de manutenção, em tempo real já insere este evento no sistema e gera automaticamente uma ordem de serviço, permitindo ser acompanhada pelo gestor. Mostrará o tempo que o colaborador levou para resolver o problema, apresentará os motivos que acarretaram uma possível demora e disponibilizará outras informações relevantes.

Nos dois exemplos, os dados coletados são apresentados no formato de dashboards simples e intuitivos, permitindo acompanhar as visitas realizadas pelos supervisores e/ou técnicos de campo, checklists preenchidos, ocorrências reportadas, reclamações de clientes e colaboradores, status de cada serviço, ranking de eventos, disponibilidade dos equipamentos e muito mais. Todas essas informações podem ser acessadas com apenas um clique, proporcionando uma gestão operacional eficiente e assertiva.

A Performancelab entende que cada empresa possui especificidades, e por isso sua plataforma é altamente customizável, de acordo com o porte, área de atuação da companhia e alguma outra necessidade. Isso permite que a ferramenta seja configurada especificamente para atender às demandas e objetivos de cada projeto. Entre as possibilidades oferecidas pelo sistema estão o controle e gerenciamento da supervisão presencial e remota, criação de checklists para inspeções e auditorias, registro de não conformidades e ocorrências, disponibilidade de um sistema de SAC digital, controle eletrônico de ronda, gerenciamento da disponibilidade de equipamentos e suas necessidades de manutenção, bem como prevenção e gestão dos riscos de incêndios.

“Estamos revolucionando a forma como a entrega dos serviços terceirizados é evidenciada. A nossa plataforma oferece uma solução completa e inteligente que permite tanto aos prestadores de serviços quanto aos contratantes terem a confiança de que seus objetivos estão sendo alcançados de forma eficiente e transparente. Com acesso a dados em real time, padronização de processos e uma visão completa do desempenho operacional, empresas de diversos segmentos podem elevar sua performance, alcançar a excelência e fortalecer suas parcerias para um crescimento sustentável e bem-sucedido”, finalizou Fernando Só.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

A Performancelab e a Segware anunciaram a integração de suas plataformas de gestão para o mercado de segurança eletrônica. Com a parceria, o software Sigma Cloud e o sistema Performancelab passam a oferecer recursos avançados de gerenciamento de serviços que vão além dos equipamentos tradicionais de gestão de eventos, ampliando e automatizando a capacidade das centrais de monitoramento.

“O Sigma está dentro de muitas centrais de monitoramento, somos uma plataforma de gestão de eventos, como alarme, imagem e controle de acesso, e com a integração com a Performancelab a ideia é otimizar ainda mais os fluxos, recebendo outros tipos de demandas e informações, não apenas de equipamentos”, falou Vinícius Debone, Gerente Comercial da Segware.

Com o conceito de segurança expandida, a plataforma da Performancelab atua multiplicando os seus agentes de segurança através do público, como colaboradores, visitantes e prestadores de serviço de um empreendimento, permitindo, dessa maneira, que a ferramenta receba e colete informações que são enviadas voluntariamente por usuários em campo.

“Se uma pessoa está em um condomínio empresarial e vê algo suspeito, estranho ou fora do normal, ela pode através de um link ou leitura de QRCode preencher um formulário simples, que chega diretamente no sistema da Performancelab como uma ocorrência a ser tratada, ou seja, eu amplio a coleta de dados de segurança muito além dos dispositivos, tudo através do engajamento de pessoas ligadas ou não à organização”, explicou Fernando Só, CEO da Performancelab.

Os eventos também podem ser recebidos pelo Sigma Cloud na central, atendidos e depois enviados para a plataforma da Performancelab fazer a gestão do atendimento. No caso de um chamado de manutenção, por exemplo, a ordem de serviço é recebida e enviada automaticamente para o setor responsável, evitando que os operadores da central de monitoramento tenham que tratar o evento.

“A integração das plataformas aumenta a capacidade de gerenciamento de serviços, automatiza os processos e libera os operadores para tratar efetivamente dos alarmes. Como tudo é feito em tempo real, ou seja, a ocorrência é detectada rapidamente e a resolução pode ser feita de imediato, pode haver redução de custos na operação, principalmente se houver um SLA vigente. A nossa plataforma também vai mostrar com precisão o que foi prevenido, quais foram as ações tomadas e o que houve de perda e dano nas atividades. Nós, como uma ferramenta de gestão de serviço, conseguimos evidenciar tudo em números e resultados. Trabalhamos a prevenção e mostramos o quanto isso vale”, disse Fernando Só.

A integração já está disponível para todos os usuários das plataformas Sigma Cloud e Performancelab.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

Em 1913, Henry Ford introduziu a primeira linha de montagem móvel do mundo, transformando matérias-primas em automóveis Ford, modelo T. Com essa inovação, a empresa conseguiu reduzir o prazo de produção de um carro de doze horas para menos de uma hora e meia.

Assim como a Ford, muitas empresas procuram maneiras de administrar todos os aspectos de sua produção e operações. Com um sistema de gerenciamento as organizações podem aumentar a sua produtividade, aperfeiçoar a qualidade dos serviços prestados, identificar não conformidades rapidamente, fidelizar os seus clientes e ainda reduzir custos, garantindo uma vantagem competitiva em seu setor.

“O software de gerenciamento ajuda a empresa a medir, controlar e administrar o desempenho operacional do negócio, permitindo padronizar as atividades, mensurar os resultados, agilizar o fluxo de informações, evidenciar as entregas dos serviços, entre outras possibilidades. A plataforma da Performancelab, por exemplo, realiza a migração de todos os processos em papel da empresa para o ambiente 100% digital, dessa forma, os gestores e supervisores podem gerenciar as atividades através de um smartphone, por exemplo. Isso permite que equipes de campo relatem em tempo real o que está acontecendo em seus postos, garantindo, por exemplo, a conformidade dos serviços prestados. Recursos como esse são vantajosos tanto para os contratantes como para os contratados”, explicou Fernando Só, CEO da Performancelab.

Aumento da produtividade e redução de desperdício

Os sistemas de gestão devem ajudar a garantir que as atividades da empresa sejam executadas com eficiência, dessa forma as organizações podem não apenas aprimorar seu fluxo de trabalho existente, mas também obter feedback de clientes e membros da equipe para entender o que está funcionando e o que não está.

A solução também permite que as empresas gerenciem de maneira otimizada os recursos humanos durante o processo de prestação de serviços, maximizando o retorno dos investimentos. Ela minimiza o desperdício de tempo e ajuda a cortar despesas desnecessárias que podem surgir devido ao uso de processos de negócios lentos e ineficazes.

Consolidação de dados e automatização de processos recorrentes

A plataforma de gestão facilita a coleta e consolidação de dados para uma melhor tomada de decisão. Os gestores sempre podem se apoiar nos dados para monitorar a capacidade e qualidade da prestação de serviço, gerando a satisfação do cliente.

Os supervisores também podem automatizar processos repetitivos, economizando tempo delegando tarefas recorrentes e trabalhosas ao software. Essa automação permite que esse gestor se concentre em tarefas mais importantes e reduza os erros humanos.

Melhora na colaboração e facilidade de cooperação

O sistema possibilita ainda que diferentes departamentos de uma organização trabalhem juntos para atingir objetivos em comum, incentivando a colaboração saudável entre colegas de trabalho para aprimorar o gerenciamento dos processos operacionais e obter melhores resultados.

Por exemplo, o departamento de segurança e o de manutenção podem trabalhar lado a lado para otimizar o tempo de correção de um equipamento, reduzindo drasticamente a inatividade da solução. 

O software de gerenciamento de serviços recorrentes elimina os ruídos de comunicação, facilita o compartilhamento de informações, aperfeiçoa a colaboração entre setores, além de evidenciar as entregas mostrando os resultados em base econômica (ROI).

A solução da Performancelab é ideal para controle e gerenciamento, gestão de riscos e manutenção, inspeções, monitoramento de postos de serviços, prevenção de incêndios, entre outras aplicações.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

Nos dias atuais, as empresas enfrentam o desafio de garantir serviços de alta qualidade, que satisfaçam seus clientes e gerem fidelização. Para alcançar esse objetivo, é essencial garantir eficiência em todas as etapas do processo. É aí que entra o gerenciamento das operações, responsável por assegurar a máxima produtividade e o alto desempenho dos serviços prestados.

A Performancelab é uma empresa especializada no desenvolvimento de soluções para o gerenciamento de serviços recorrentes, com a missão de facilitar a melhoria contínua e o aprimoramento do nível de execução desses serviços. Através de um software inovador, a empresa oferece uma plataforma que mede, controla e gerencia o desempenho operacional da prestação de serviços em negócios diversos.

Independentemente do tamanho ou setor da organização, o gerenciamento de operações é fundamental para alcançar os objetivos e maximizar a lucratividade. Seu objetivo principal é aumentar a eficiência, a produtividade e a qualidade dos serviços oferecidos, atendendo às necessidades dos clientes.

O software desenvolvido pela Performancelab apresenta uma série de recursos e benefícios significativos. Ele permite administrar as operações, digitalizando os fluxos de trabalho diários dos colaboradores envolvidos, tais como gerentes de operações, staffs de planejamento e retaguarda operacional, supervisores e operadores nos contratos. Com isso, é possível identificar e mitigar gargalos nos processos, proporcionando maior agilidade e eficiência.

Uma das principais vantagens da plataforma é a análise de dados abrangente, que possibilita um planejamento de operações preciso e orientado por informações concretas. Além disso, o sistema reporta tais informações de maneira inteligente, mostrando aos gestores como utilizar os recursos e atuarem na prevenção de riscos operacionais.

Outro destaque é a automação de fluxo de trabalho de ponta a ponta, que melhora a produtividade dos colaboradores envolvidos nas operações. Isso resulta em processos operacionais mais ágeis, digitalizados, “papel zero”, redução dos custos e eliminação de erros humanos.

A segurança dos dados também é uma prioridade na plataforma Performancelab. São utilizados recursos avançados de segurança cibernética, como autenticação multifator, controle de acesso baseado em função e criptografia de dados, garantindo a proteção das informações confidenciais da empresa, além de estarem em acordo com os preceitos da LGPD.

Somado a isso, a funcionalidade mobile é importantíssima, permitindo que as equipes de campo insiram dados em tempo real através de dispositivos móveis. Isso facilita o controle do status das operações de serviço em tempo real, proporciona precisão nos relatórios sobre o progresso das entregas e facilita o escalonamento de problemas operacionais.

“Ao ter o controle de sua operação é possível otimizar recursos, reduzir o tempo gasto nas atividades operacionais e suas demandas, simplificar as solicitações de serviços e de novos projetos. Além disso, os gestores têm visibilidade total do andamento de suas operações, minimizando os riscos de atrasos nas entregas dos serviços contratados. Como consequências tem-se melhorias no atendimento aos clientes em termos de qualidade, agilidade e flexibilidade”, explicou Fernando Só, CEO da Performancelab.

Com o Performancelab, as empresas podem aprimorar sua performance e alcançar resultados superiores, maior satisfação dos clientes e uma posição mais competitiva no mercado.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.