Como fazer o mapeamento, controle e manutenção dos equipamentos que estão em campo?

Uma das principais dores das empresas que possuem equipamentos em suas instalações, seja uma câmera de vigilância, uma catraca até um maquinário pesado, é saber onde esses equipamentos estão, quais são as suas condições, que manutenções foram realizadas anteriormente, quanto tempo de vida útil ainda têm, entre outras informações importantes que permitem que toda a operação tenha seu desempenho de maneira eficiente.

Entretanto, muitas instalações não fazem esse gerenciamento, chegando ao ponto de não saberem quais equipamentos existem na propriedade e se estão funcionando. Como consequência, o processo operacional fica comprometido e o negócio perde, sem perceber, uma grande fatia da sua lucratividade.

Para entender melhor esse cenário, o especialista Marcos Serafim, diretor de operações da Performancelab, lista os principais problemas encontrados na prestação de serviços de manutenção.

1º Rastreabilidade

Saber onde estão os equipamentos e qual a sua vida útil parece algo básico, mas muitas empresas não têm esse controle e medição.

“Já presenciei um caso em que foi comprado um lote de fonte de alimentação e instalado em diversos clientes, e um tempo depois a fabricante informou que houve um problema de desenvolvimento com aquela remessa e que deveria ser substituído. O problema é que ninguém sabia onde estavam as fontes, porque a rastreabilidade foi perdida. Não tendo essa informação, também fica impossível saber por onde o produto passou desde que foi adquirido para poder prever a sua vida útil”, explicou Serafim.

2º Histórico de intervenções

Saber quais problemas o equipamento instalado na empresa já teve e quais tipos de intervenções aconteceram permitem ao técnico estimar se vale a pena investir em uma troca de peça ou trocá-lo por um novo, por exemplo. Se o gestor não sabe quais problemas já ocorreram não é possível calcular quanto tempo o aparelho ainda irá funcionar.

“Se não há um histórico, a empresa está jogando com a sorte. Quando você tem o relatório, você tem todas as informações sobre o que precisa fazer, se consegue manter, se vai gerar muita manutenção, etc.”, disse Serafim.

3º Retrabalho

Ao fazer uma proposta de prestação de serviço de manutenção ou locação de equipamento é estipulado quantas visitas a empresa deverá realizar por mês para a manutenção dos equipamentos. Com base nisso o contrato é precificado. Uma vez que existe o retrabalho, ou seja, o técnico precisa voltar mais de uma vez por conta do mesmo problema, o prestador está saindo da sua precificação, dessa forma o contrato não será rentável.

4º SLA e Disponibilidade

Muitos prestadores de serviços não sabem se os equipamentos que foram disponibilizados para os seus clientes estão funcionando. Apenas se o cliente reclamar, ele vai saber que o aparelho parou de funcionar. Ao não ter acesso a essa informação, o profissional não consegue cumprir o SLA contratado e ainda perde a satisfação do cliente.

Para o prestador, quanto antes ele tem a informação da indisponibilidade, mais tempo hábil ele tem para decidir como será a tratativa dessa ocorrência, como tempo de resposta, técnico que responderá ao chamado, entre outros.

5º Ralo de Recursos

A falta de mapeamento, medição, controle e manutenção dos equipamentos geram uma silenciosa perda de lucratividade que a cada dia mais vai comprometendo a rentabilidade da empresa. 

“O faturamento da operação vai saindo pelo ralo e o gestor não percebe, porque não é uma transferência bancária, é uma torneira que está pingando. É necessário trazer todas as informações para o negócio para que seja possível fechar essa torneira que está vazando os lucros”, falou Serafim.

Como solucionar os problemas de controle e gerenciamento

• Disponibilidade: tenha as informações de seus equipamentos e/ou de terceiros em tempo real.

• Equipamentos: controle a manutenção através dos prazos de preventivas e prazo de garantias, ajudando a conhecer e a aumentar a vida útil dos equipamentos.

• SLA: controle e gerencie os prazos de atendimento (SLA) estabelecidos com os clientes e crie indicadores para a transparência dos serviços executados.

• Equipe: acompanhe e gerencie o desempenho da equipe, controlando a atribuição de atividade por área de atuação e nível de conhecimento do profissional.

“Muitas empresas desconhecem, mas hoje é possível fazer esse gerenciamento de maneira online e automatizada. A plataforma FieldLab da Performancelab, por exemplo, realiza o controle e gerenciamento de disponibilidade de ativos (equipamentos), da prestação de serviços de manutenção corretivas, preventivas e preditivas e do desempenho das equipes engajadas nessas tarefas. Também faz todo o trabalho de base da manutenção, ou seja, controle de ordem de serviço, de agenda dos técnicos, do planejamento das preventivas, das equipes e ainda possibilita que os SLA estabelecidos com os clientes sejam cumpridos. Através do software é possível localizar os equipamentos em tempo real, disponibilizar o histórico de intervenções, atribuir o melhor recurso técnico para cada atividade e apresentar a disponibilidade do parque instalado”, finalizou o diretor.