A transformação digital é fundamental para as empresas que desejam se destacar neste mundo atual, calibrado, expresso em números e cada vez mais orientado por dados. Um passo inicial eficiente nessa jornada é a utilização de checklists, que simplificam a inserção nesse novo cenário.

A evolução já começou. Diz respeito a pensar de forma digital e criar modelos de negócios alinhados com este pensamento. Esteja preparado para acompanhar ou corra o risco de ficar para trás. A chave não é apenas entender as tendências digitais e sociais, mas, mais importante, entender como elas funcionam juntas. Toda empresa precisa estar apta a fazer a mudança

Segundo Marc Benioff, da Salesforce, “a transformação digital começa e termina no cliente”, enfatizando que os avanços tecnológicos visam melhorar as experiências dos clientes com serviços e produtos, recompensando com maior engajamento as empresas conectadas e digitalizadas.

A incorporação de tecnologias de dados nos serviços recorrentes transforma a operação, o gerenciamento de processos e o desenvolvimento de estratégias, possibilitando decisões com mais conhecimentos e mais efetivas. Essa transformação leva a novas oportunidades de negócios, reestruturando processos internos e interações com clientes para proporcionar-lhes experiências mais personalizadas.

Este conceito envolve mais do que a implementação de novas tecnologias, mas também mudanças culturais e organizacionais que permitem às empresas criarem vantagens competitivas. A transformação digital exige uma revisão abrangente dos processos, desde a cadeia de suprimentos até as interações com clientes, desenvolvendo novas habilidades e adotando a infraestrutura necessárias para aproveitar a rápida evolução tecnológica.

Uma transformação digital bem-sucedida responde às demandas atuais dos clientes, incrementa seus ganhos e prepara as organizações para o futuro, onde a tecnologia será o principal motor econômico. Com a plataforma Performancelab, por exemplo, empresas podem observar aumentos de desempenho entre 20% e 30% já no primeiro ano.

Para ingressar nesse mundo digital, começar com checklists é uma estratégia simples e eficaz. Perguntas tais como: “Como seus dados são capturados? como são transformados em informações e conhecimentos? quais são os principais indicadores usados na sua operação? o que você tem de informações válidas? como você mede a entrega de seus serviços? como seus clientes avaliam essas entregas? … ajudam a iniciar o mapeamento do caminho para uma transformação eficiente. As empresas que adotarem uma estratégia de digitalização abrangente, integrando pessoas, sistemas e dados, estarão mais preparadas para o sucesso.

O uso de checklists no processo de digitalização garante que todas as etapas sejam seguidas, facilita a medição confiável do progresso e permite ajustes necessários para o sucesso das mudanças. Isso ajuda a evitar desperdícios, padronizar processos e estabelecer prioridades claras.

As empresas devem abraçar essa transformação, entendendo não apenas as tendências digitais, mas construindo uma estratégia de digitalização de suas atividades que aproveitam a interação de pessoas, sistemas, dispositivos e aplicativos, com os dados que eles geram e a transformação desses em informações válidas e por fim em conhecimentos e melhores resultados. Adaptar-se rapidamente é essencial para manter a competitividade no ambiente atual.

A Performancelab, com seus sistemas digitais, está comprometida em ajudar empresas a enxergar seus negócios com um olhar crítico, pensando no futuro e agindo no presente. Auxiliando-as a lidarem com a única decisão que se apresenta na pauta estratégica atual: “o quão bem esta transformação será feita”.  Aproveitar ao máximo os dados disponíveis é essencial para alavancar a transformação digital e garantir que a tecnologia realmente contribua para o crescimento dos negócios e aumento dos resultados. Nossa plataforma digital oferece um módulo específico para apoiar essa transformação, coletando dados diretamente na operação e utilizando uma metodologia exclusiva de inteligência operacional. A ferramenta para a coleta de dados, nas inspeções e auditorias de processos, é o checklist, desenhado especificamente para cada cliente e situação. Click aqui e conheça mais sobre nossas soluções.

São nas perguntas que está o conhecimento! Aplique um checklist e faça melhor!!!

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

Ou talvez usando outras palavras para este questionamento: “sua empresa precisa fornecer informações sobre o desempenho de sua operação nos contratos, tanto para seus clientes externos quanto para toda estrutura interna, de retaguarda, que faz a máquina se mexer, compilando os resultados e gerenciando-os? Ela está pronta para tal, com a incorporação de tecnologia digital”? 

Segundo Nigel Fenwick: “o que toda empresa precisa é de uma estratégia de negócios sólida, construída em torno dos recursos digitais de amanhã”. Pois uma estratégia de transformação digital não é apenas um investimento no presente, mas uma garantia para o futuro. Posiciona as organizações para sobreviverem e prosperarem em ambientes onde a tecnologia é o principal motor econômico. Aqueles que não se adaptarem correm o risco de ficar para trás, enquanto aqueles que abraçam as mudanças estão preparados para liderar o caminho rumo a um desempenho de sucesso e duradouro. 

As empresas de serviços recorrentes não podem mais ignorar, devem saber desta urgência de transformar suas operações para o modelo digital. Aquelas que se autodenominam “prontas para o futuro” estão se destacando ao operar de forma completamente nova – incorporando a transformação para remodelar seus processos, utilizando dados valiosos para guiar decisões tanto em suas operações como nos direcionamentos estratégicos, investindo em talento humano para implementar uma força de trabalho especializada. Não é apenas uma questão de moda; a comprovação está nos números dos líderes de mercado e em empresas com fortes curvas ascendentes de crescimento. Segundo pesquisas de organizações de prestígio, empresas de alto desempenho, que estão colocando a gestão baseada em dados (datadrivers) no comando para impulsionar o crescimento, estão alcançando níveis de eficiência quase dobrados e uma lucratividade três vezes maior do que seus concorrentes fora do digital.  

Mas afinal, o que é a transformação digital? É a incorporação de tecnologias baseadas em sistemas para o processamento de dados e transformação em informações, com a coleta desses dados na operação de serviços, na produção de produtos, no gerenciamento de processos, na proposição de valor e desenvolvimento de estratégias na organização. Trata-se de um conceito amplo que envolve a reestruturação completa dos processos de negócios da empresa, para aproveitar o potencial total das tecnologias digitais e aprimorar a experiência com seus clientes. Isso inclui mudanças culturais e organizacionais, além da implementação de novas tecnologias e sistemas para criar modelos de negócios e fontes de receita. É um processo contínuo que visa manter uma empresa atualizada e competitiva em um ambiente de negócios em constante evolução, usando tecnologias digitais como ferramenta para obter sucesso. Esta iniciativa visa aumentar a sua capacidade de competir, bem como envolver e atender melhor seus colaboradores e clientes. A transformação digital geralmente tem um escopo amplo e pode exigir uma revisão e reengenharia de todos os processos da organização, incluindo cadeias de suprimentos, fluxos operacionais, organograma, habilidades dos recursos humanos, até interações com os clientes e proposição de novos valores para todas as partes envolvidas. Além disso, prevê a construção de infraestrutura e habilidades necessárias para aproveitar as vantagens da tecnologia em rápida evolução e que pode trazer como resultados as tão almejadas vantagens competitivas. 

Mas e a sua organização? Está presa no passado ou acompanhando o ritmo, pronta para abraçar o futuro? A transformação digital não é apenas uma escolha, mas uma necessidade premente. As tecnologias e processos digitais capacitam as organizações a responder de forma ágil às demandas dos clientes, tanto no presente quanto à medida que essas demandas evoluem. Mais do que isso, a transformação digital constrói a base e desenvolve as habilidades necessárias para tirar proveito das tecnologias em rápida evolução, conferindo assim uma vantagem competitiva crucial. 

A Performancelab desenvolveu uma metodologia aplicada por meio de seu software para proporcionar a transformação digital na operação de empresas que fornecem ou contratam serviços recorrentes. Por exemplo, no seu módulo “Forms” a plataforma disponibiliza a possibilidade de coletar dados em qualquer lugar da operação, por meio de um formulário customizável, lido num QrCode ou num link internet. As possibilidades de aplicações são inúmeras, acesse o link Performancelab e saiba como digitalizar sua operação e transformar sua empresa numa “datadrive”. 

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

Nesta era de transformação digital intensa, a escolha dos sistemas certos para resolver problemas específicos é crucial. Mas será que múltiplos sistemas especializados são suficientes? A resposta é não! A integração é fundamental para alcançar os melhores resultados. Ferramentas de gestão isoladas podem realizar suas funções, mas raramente uma única plataforma cobre todos os aspectos nas análises das múltiplas atividades dos ecossistemas empresariais. É frequente a necessidade de trocar e consolidar dados entre ferramentas, para obtenção de uma visão completa do desempenho operacional e econômico da organização.

Por exemplo, os modelos de inteligência e gestão operacional da plataforma Performancelab permitem medir a eficiência e a qualidade dos serviços, por meio de indicadores de desempenho. No entanto, os valores monetários que devem ser associados a essas entregas estão nos contratos gerenciados pelo ERP (Enterprise Resource Planning). A integração do ERP desenvolvido pela Datamace com o Performancelab preenche essa lacuna, proporcionando uma visão completa dos dados e informações.

A colaboração entre Datamace e Performancelab permitirá também o aumenta do controle e do desempenho operacional, das informações financeiras, dos RH’s etc., ajudando a aumentar o lucro e a consolidação da transformação digital da organização.

Empresas prestadoras e contratantes de serviços recorrentes precisam ter a capacidade de monitorar continuamente os níveis de entregas dos seus serviços. A escolha de ferramentas adequadas para este monitoramento e intervenção nos processos operacionais são a essência de uma boa gestão de serviços. Para tal, considerar diversos fatores, como o impacto da operação no desempenho econômico dos contratos e da empresa, é fundamental para determinação dos resultados, incluindo o tão almejado retorno sobre investimentos (ROI). Os dados operacionais consolidados pelo ERP são essenciais para avaliar o desempenho econômico dos contratos e, em conjunto, os resultados da empresa.

O ERP Datamace tem como missão unificar e automatizar os negócios da organização, através de módulos que gerenciam dados e informações, tais quais; finanças, recursos humanos, contas a pagar e a receber, contabilidade, controle de inventários, planejamento de suprimentos e gerenciamento de ordens de serviços e de compras. Tudo isso em uma base de dados única e integrada. Além disso, o ERP padroniza a forma de fazer negócios, atuando como uma verdadeira metodologia de trabalho e que pode estar associada ao nível de maturidade das áreas de negócios da organização e está entre as recomendações de melhores práticas em gestão.

Já a plataforma Performancelab foca nos processos operacionais, monitorando continuamente a eficiência das operações nas entregas dos serviços e, periodicamente, sua eficácia. Ela permite a intervenção contínua nas atividades operacionais e a transformação de seus dados em informações gerenciais, mostrando o status de cada atividade por meio de indicadores de desempenho, apresentados em relatórios customizados. Esses relatórios também podem fazer a comparação dos níveis das entregas com os procedimentos operacionais padrões (POP’s) projetados paras essas atividades e, por meio dos indicadores, comparar com os parâmetros acordados num provável contrato com SLAs (Service Level Agreement) definidos. A integração dessas medições e sistemas permite uma gestão de serviços precisa, possibilitando controle e correções necessárias para manter o nível das entregas e, por fim, prestar contas do desempenho da organização aos acionistas.

Como conclusão, destacamos que é difícil imaginar negócios administrados sem ERP, se almejam atingir o formato “data-driven” (orientados a dados). No setor de serviços recorrentes, tanto para fornecedores quanto para os contratantes, a integração das atividades operacionais com os benefícios do ERP é fundamental para um desempenho diferenciado e superior. Um processo bem gerenciado e melhorado continuamente pode reduzir erros, encurtar os tempos de conclusão das atividades, melhorar as cargas de trabalho, identificar desperdícios, eliminar retrabalhos e aumentar o desempenho geral dos negócios. A otimização dos processos de negócios também pode aumentar a consistência, a qualidade e conformidade, reduzir riscos e fornecer maior visibilidade para clientes e executivos e, finalmente, como parte principal das consequências, aumentar o lucro.

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

SIM! Baseando-se na entrega de conhecimentos adequados sobre situações específicas!

Ou seja, com a aplicação de indicadores. O que possibilitará o monitoramento e medição do desempenho, orientando ajustes para o atingimento de metas pré-estabelecidas, fornecendo suporte para decisões, avaliação dos processos e justificativas econômicas para os serviços prestados.

Uma abordagem bastante útil e difundida para a classificação dos indicadores, divide-os em 3 tipos: KRI (key result indicator) – são os indicadores de resultados; PI (performance indicator) – indicadores de performance e os KPI (Key performance indicator) – indicadores chaves de performance. Todos, com suas especificidades, podem ser aplicados para avaliar o desempenho dos entregáveis nas atividades de prestação de serviços. Para o caso de justificativas econômicas, a medição do desempenho pode ser conceituada objetivamente como “o processo de quantificar a ação” e associar a ela quantidades expressas em unidades monetárias e comparar com objetivos pré-estabelecidos, tal qual a expectativa do retorno dos investimentos (ROI).

Além disso, a medição do desempenho está relacionada à determinação dos “sinais vitais” dos processos operacionais, permitindo qualificar e quantificar o progresso e verificar se os objetivos estabelecidos nos SLAs (Acordos de Nível de Serviço) estão sendo alcançados. Essa medição se baseia na relação entre um valor e o grau de satisfação das necessidades e expectativas dos clientes, tanto internos quanto externos.

Os indicadores de desempenho não apenas melhoram o monitoramento dos processos, mas também são recursos essenciais demandados pela alta administração. A gestão do nível de serviço (SLM – Service Level Management) aproveita os dados operacionais para gerar informações e “insights” que facilitam a tomada de decisões estratégicas.

A metodologia Performancelab oferece uma abordagem para medir o ROI, especialmente aplicável em setores como os de serviços recorrentes. Por exemplo, uma forma de avaliação para os setores de segurança, inclusa na plataforma, é o cálculo do saldo dos eventos de prevenção para ser comparado com as perdas efetivas, expressas em valores monetários, permitindo assim, com um saldo positivo dessa comparação, justificar os investimentos na prestação desses serviços. A importância da utilização de um Sistema como o Performancelab, é o monitoramento em tempo real das atividades de campo, gerando os dados e as informações necessárias que permitam garantir a conformidade dos serviços e a satisfação dos clientes. Com essa solução, as empresas, além da transformação digital de sua operação, podem elevar a eficiência, o controle e as justificativas dos seus investimentos.

Para o sucesso da implementação de processos para a medição do desempenho com indicadores, destacamos como fundamentais a importância e o engajamento dados pela alta gestão da organização, incluindo-os nas pautas de reuniões estratégicas que tratam de resultados e demonstrando por meio de dashboards e relatórios analíticos o nível de suas entregas. Além disso, alguns outros elementos da operação são críticos, tais quais: processos bem implementados, conhecimento do que medir, engajamento positivo dos colaboradores, utilização de um software especializado para automatização da coleta de dados e digitalização da operação, monitoramento e avaliação em tempo real dos processos, adoção de contratos com responsabilidades tanto para os fornecedores quanto para os clientes, com cláusulas de SLA estabelecidas e, finalmente, a comparação desse monitoramento constante e da medição com o que foi estabelecido nos contratos, expressados em números na forma de indicadores (SLM).

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.

Sim, serviços podem ser justificados economicamente!

Embora na maioria dos contratos de prestação de serviços o único indicador econômico-financeiro seja a fatura mensal emitida pelo fornecedor e paga pelo seu contratante, a questão sobre o que está sendo entregue ou recebido, avaliados em termos monetários, é uma tendência no setor. À medida que a competição aumenta e o avanço dos sistemas de gestão, que se tornam mais sofisticados e alinhados com outros setores da economia, mais empresas prestadoras e contratantes de serviços organizam o gerenciamento de sua operação por meio de indicadores (SLM) para garantir mudanças significativas, tais como a transformação digital e a possibilidade do cálculo do ROI, entre tantos outros benefícios que os indicadores de performance proporcionam. 

De acordo com Fernando Só, fundador e CEO da Performancelab: “baseando-se nos insights de especialistas renomados, a transformação digital começa e termina no cliente. Portanto, as estratégias de empresas que querem estar inseridas no mundo digital, e se diferenciarem frente a seus concorrentes, devem incluir a gestão por indicadores como uma forma de alinhar as necessidades dos clientes com a digitalização de seus negócios. O ROI certamente é parte deste modelo. O Sistema Performancelab  oferece soluções para enfrentar esse desafio”.  

Os serviços em geral podem ser justificados economicamente por meio da metodologia desenvolvida pela Performancelab, aplicando a gestão por indicadores, e que leva em consideração um checklist com as seguintes questões: 

1. Contratos com SLAs equilibrados

Estabelecer contratos com níveis de entrega de serviços (SLAs) equilibrados, garantindo benefícios mútuos para o prestador e para o contratante. Isto requer uma análise cuidadosa dos requisitos e expectativas de ambas as partes, além de uma gestão efetiva do contrato ao longo do tempo (SLM – Service Level Management). 

2. Mensuração de atividades e retorno econômico

Desenvolver métricas específicas para cada atividade de serviço, de forma a torná-las tangíveis e mensuráveis. Isso inclui a definição de indicadores-chave de desempenho (KPIs) correlacionados com o retorno econômico. 

3. Transparência na prestação de contas

Implementar um sistema transparente de prestação de contas que permita tanto ao contratante quanto ao prestador de serviços entenderem claramente os custos e benefícios associados aos serviços prestados. Relatórios analíticos e BI’s fazem parte deste processo. 

4. Medição de entregas e sua relação com valores monetários

Desenvolver um sistema robusto de medição de entregas de serviços, que permita relacioná-las diretamente a valores monetários. Isso pode envolver a atribuição de custos a cada entrega e a comparação desses custos com o valor percebido pelo cliente. 

5. Processo de inspeção e conformidade

Estabelecer um processo formal de inspeção que não apenas associe números às entregas de serviços, mas também comprove a conformidade com as normas certificadoras relevantes. 

6. Implementação de uma metodologia de trabalho eficaz

Customizar a metodologia e o software Performancelab de acordo com as necessidades específicas da empresa, superando quaisquer limitações ou restrições práticas.  

7. Estabelecimento de metas e acompanhamento de desempenho

Definir metas claras para a implementação da metodologia e do sistema, incluindo o monitoramento do desempenho dos colaboradores e a disponibilização online de informações relevantes. Acompanhar regularmente o progresso em relação a essas metas e ajustar as estratégias conforme necessário.  

8. Cultura de inovação e transparência

Promover uma cultura organizacional de inovação e transparência, onde os esforços para melhorar a entrega de serviços sejam valorizados e comunicados de forma clara e simples aos clientes. Isso inclui o estabelecimento de padrões mínimos de desempenho (SLA) e a prestação de contas sobre o cumprimento desses padrões. 

A aplicação desta metodologia, apoiada pelo sistema Performancelab, proporcionará à prestadora de serviços e ao cliente um grande aprendizado sobre seus números operacionais, materializados por meio de indicadores. Isto permitirá uma melhor compreensão da cadeia de valor no contrato, substituindo o empirismo e os métodos manuais na geração e coleta de dados na operação. Como resultado, a tão desejada transformação digital bem como a capacidade de justificar economicamente a prestação de serviços serão alcançadas. 

Fernando Só e Silva, Eng. MSc, Fundador e CEO da Performancelab. Autor do Livro “Projeto Checklist”.